De opbouw van een adviesrapport

1. Managementsamenvatting

Een adviesrapport begint altijd met een (management)samenvatting. In je samenvatting geef je aan wat het probleem is, welke hoofdvraag daaruit volgt en waarom het van belang is dat deze vraag beantwoord wordt. Je beschrijft kort welke onderzoeksaanpak is gebruikt, wat de resultaten van het onderzoek zijn en welke conclusies daaraan te verbinden zijn. Je vertelt welk advies je geeft en eventueel welke consequenties dat advies met zich meebrengt. Het is belangrijk dat de lezer van het rapport deze samenvatting kan begrijpen zonder de rest te lezen.

2. Inhoudsopgave

In de inhoudsopgave:

• geef je een overzicht van de opbouw van de tekst;
• geef je een overzicht van de overige onderdelen die zijn opgenomen;
• zie je in feite een goed uitgewerkt tekstschema terug.

Je kunt in Word een automatische inhoudsopgave laten genereren, maar ook hier kunnen foutjes in sluipen. Controleer dus altijd of de titels en de cijfers ervoor overeenkomen met de titels in de tekst. Controleer ook of de paginanummering klopt en of je alle onderdelen hebt opgenomen.

3. Inleiding

In de inleiding van het adviesrapport geef je aan voor wie je schrijft en wat het doel van het adviesrapport is. Ook ga je in op de aanleiding van het rapport. Je geeft aan welk probleem heeft geleid tot dit adviesrapport. Je kan daarbij ook aangeven waarom het belangrijk is dat het probleem wordt opgelost. In je inleiding behandel je vervolgens je hoofdvraag. Aan het einde van een goede inleiding geef je aan in welke volgorde je welke onderdelen gaat bespreken in het rapport.

4. Het onderzoek

Na je inleiding beschrijf je hoe het onderzoek is opgezet en wat de resultaten waren. Voor een uitgebreider beschrijving over de verslaglegging van een onderzoek kijk je bij onderzoeksverslag . Je beschrijft het onderzoek uiteraard niet zo uitgebreid als bij een onderzoeksverslag. Zorg er wel voor dat alle belangrijk onderdelen – onderzoeksopzet, resultaten en conclusies – aan bod komen.

5. Alternatieven

Hier bespreek je welke mogelijke oplossingen er zijn voor het probleem. Je kunt bij elke mogelijke oplossing de voor- en nadelen aangeven. Uiteraard moet je de beperkingen die er zijn – bijvoorbeeld budget of tijd – meenemen.

6. Het advies

Uiteindelijk presenteer je hier je onderbouwde keuze voor de beste oplossing. Als het mogelijk is geef je ook aan welke kosten en wat voor tijdsinvestering je advies met zich meebrengt. Het is belangrijk dat de lezer van het rapport deze afsluiting kan begrijpen zonder de rest van het rapport te lezen.

Als je opdrachtgever vraagt om een voorstel voor de implementatie, dan kun je dat ook in je rapport opnemen. Een eventuele literatuurlijst of eventuele bijlagen voeg je toe aan het einde van het rapport.

Formulering van een adviesrapport

Zorg ervoor dat de tekst van je adviesrapport helder en begrijpelijk is. Pas je adviesrapport altijd aan de opdrachtgever en de eisen die je opdrachtgever stelt aan. Meestal schrijf je een adviesrapport voor een managementteam, dus op een zakelijke toon. Zinsbouw, woordgebruik en stijl spelen hierbij een belangrijke rol.