Vergaderen
Efficiënt vergaderen
Om een vergadering efficiënt en gestructureerd te laten verlopen is het belangrijk dat alle deelnemers voorbereid zijn. Ook is er een bepaalde rolverdeling nodig. De voorzitter zorgt voor de agenda.
-
Het proces
Je laat een vergadering efficiënt en gestructureerd verlopen als alle deelnemers voor de vergadering en per agendapunt op de hoogte zijn van ODAT:
- Onderwerp: waarover praten we?
- Doel: waarom/met welk doel praten we over dit onderwerp?
- Aanpak: hoe/op welke manier praten we over dit onderwerp?
- Tijd: hoe lang praten we over dit onderwerp?
-
De rollen
Voor een goed verloop van een vergadering is er een bepaalde rolverdeling nodig. De belangrijkste rollen zijn die van voorzitter, notulist en deelnemer.
Taken voorzitter
- Vergadering voorbereiden en leiden
- Agenda opstellen en deze vooraf aan de deelnemers sturen
- Vergadering openen
- Agendapunten inleiden en doel en tijd bewaken
- Gespreksbeurten verdelen (mensen het woord geven)
- De orde en de sfeer bewaken
- Besluitvorming stimuleren
- Samenvatting geven
- Vergadering sluiten
Taken notulist
- Goed voorbereiden op de vergadering
- Goed luisteren en belangrijke informatie noteren
- Indien nodig om verduidelijking vragen
- Gemaakte afspraken en besluiten controleren
Taken deelnemer
- Voor de vergadering de agenda en alle bijgevoegde stukken bestuderen
- Over een mogelijke inbreng nadenken
- Tijdens de vergadering een actieve bijdrage leveren
- Zich medeverantwoordelijk voelen voor het proces en de sfeer van de vergadering
-
De agenda
De voorzitter maakt de agenda en zorgt dat alle deelnemers deze een paar dagen voor de vergadering ontvangen. Een agenda heeft meestal ongeveer dezelfde inhoud:
- Opening
- Notulen van de vorige vergadering
- Mededelingen
- Agendapunten (het aantal verschilt per vergadering)
- W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt)
- Rondvraag
- Sluiting
Notuleren
Er zijn verschillende redenen om notulen te maken van de vergadering. Ten eerste worden besluiten en afspraken vastgelegd. Daarnaast kunnen afwezigen in de notulen nalezen wat er besproken en besloten is en kunnen deelnemers aan de vergadering achteraf acties, afspraken en besluiten nog eens nalezen.
Er zijn verschillende soorten notulen: uitgebreide notulen, een kort zakelijk verslag en een besluitenlijst.
-
Uitgebreide notulen
Bij uitgebreide notulen wordt de hele inhoud en het hele verloop van de vergadering schriftelijk vastgelegd. Er wordt vastgelegd wie wat waarover heeft gezegd, hoe daarop gereageerd werd, welke conclusies er getrokken werden en welke afspraken er gemaakt werden. Uitgebreide notulen zijn van belang als men niet alleen de besluiten wil nalezen, maar ook het hele proces dat geleid heeft tot die besluiten. Dit leidt uiteraard tot zeer uitgebreide verslagen (die niet door iedereen even uitgebreid bestudeerd worden voor het volgende overleg).
-
Kort zakelijk verslag
Meestal is een kort zakelijk verslag voldoende. In een zakelijk verslag staat de inhoud centraal. Meestal staan hierin alleen de conclusies en besluiten met daarbij de belangrijkste argumenten op grond waarvan men tot die besluiten is gekomen.
-
Besluitenlijst
De notulen eindigen vaak met een besluitenlijst. Hierin staan kort en overzichtelijk de besluiten onder elkaar. Ook kan besloten worden dat alleen een besluitenlijst voldoende is. In dat geval beperkt de notulist zich tot het noteren van wat er in de vergadering wordt besloten en wie welke actie gaat ondernemen.