Een presentatie voorbereiden
Een globale opzet maken
Als je vraagt hoe mensen zich voorbereiden op een presentatie, hoor je meestal dat mensen hun tekst helemaal uitschrijven, vaak overlezen, er een PowerPointsheet bij maken en kernwoorden opschrijven als spiekbriefje. Dat is niet genoeg. Het voorwerk van een goede presentatie bestaat uit vier stappen.
-
1. Denk na over je presentatie
Voordat je aan het werk gaat, heb je in je hoofd dat je binnenkort een presentatie gaat houden over een bepaald onderwerp. Regelmatig (bijvoorbeeld tijdens de afwas of op de fiets) denk je hieraan. Dit denken is belangrijk om langzaam tot een concreet idee over je presentatie te komen.
-
2. Bepaal je doelgroep
Bedenk voor wie je straks je presentatie moet gaan houden. Waarom komt het publiek naar je presentatie? Wat willen ze na afloop weten? Weten ze nog niets over het onderwerp of hebben ze juist veel voorkennis en moet je een gespecialiseerde presentatie houden?
-
3. Bepaal je doel
Wat wil je bereiken? Wil je je luisteraars informeren of overtuigen? En hoe wil je dit doen? Door een goed verhaal te vertellen? Door vragen te stellen aan het publiek? Door je mening te geven of door de voor- en nadelen van iets te noemen zodat de luisteraars zelf hun mening kunnen vormen?
-
4. Ga brainstormen
Als je genoeg over je presentatie hebt nagedacht ga je echt brainstormen. Hierbij helpt het als je in kernwoorden opschrijft welke onderwerpen zeker in je presentatie moeten zitten. Schrijf alles op wat in je opkomt, later kun je het ordenen en op volgorde zetten. Een goede manier is om te werken met een mindmap. Neem een groot vel papier en schrijf je onderwerp in het midden. Noteer al je gedachten, ideeën en associaties rondom het onderwerp.
Standaard structuren gebruiken
Vaak zijn (gesproken of geschreven) teksten op dezelfde manier opgebouwd. Een rapport beschrijft bijvoorbeeld eerst de voordelen en dan de nadelen. Dat geldt ook voor de meeste presentaties: eerst wordt het probleem beschreven, daarna wordt uitgelegd waarom het een probleem is en daarna worden de mogelijke oplossingen gegeven.
Het voordeel van het gebruik van dit soort standaard structuren is dat de lezer dit soort structuren herkent en ook verwacht. Als je een presentatie houdt, heeft je publiek veel baat bij een duidelijke structuur. En als je je presentatie aan het voorbereiden bent, helpt een standaardstructuur je bij het schrijven en uitwerken van je tekst.
Soorten structuren
Er zijn verschillende standaardstructuren. Hieronder staan voorbeelden van standaardstructuren die vaak gebruikt worden bij presentaties.
-
Probleemstructuur
In een probleemstructuur worden achtereenvolgend de volgende vragen beantwoord:
- Wat is het probleem?
- Waarom is het een probleem?
- Voor wie is het een probleem?
- Wat zijn de oorzaken?
- Wat zijn de oplossingen?
- Wat is de beste oplossing?
Ingevuld kan zo'n probleemstructuur er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Vraag Antwoord Wat is het probleem? Hangjongeren in Amsterdam. Waarom is het een probleem? Ze veroorzaken overlast
(o.a. geluidsoverlast en vandalisme) en beïnvloeden elkaar.Voor wie is het een probleem? Buurtbewoners (overlast), de gemeente (vandalisme) en zichzelf/andere jongeren. Wat zijn de oorzaken? Slechte thuissituatie en/of verveling. Wat zijn de oplossingen? Scholen moeten beter contact onderhouden met ouders en gemeenten moeten meer activiteiten voor jongeren ontwikkelen. Wat is de beste oplossing? Gemeente, scholen, ouders en jongeren moeten samenwerken om de overlast van hangjongeren tegen te gaan.
-
Evaluatiestructuur
In een evaluatiestructuur worden achtereenvolgend de volgende vragen beantwoord:
- Wat wordt er geëvalueerd?
- Wat zijn de positieve kanten?
- Wat zijn de negatieve kanten?
- Wat is het eindoordeel?
- Welke maatregelen moeten/kunnen worden genomen?
Ingevuld kan zo'n evaluatiestructuur er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Vraag Antwoord Wat wordt er geëvalueerd? De OV-chipkaart. Wat zijn de positieve kanten? Eenmaal opgewaardeerd gaat het sneller met instappen en je hoeft niet meer uit te rekenen hoeveel je reis kost. Wat zijn de negatieve kanten? Het opwaarderen kost veel tijd en als je hem verliest, kost dat veel geld. Wat is het eindoordeel? De OV-chipkaart is een hele verbetering ten opzichte van de strippenkaart. Welke maatregelen moeten/kunnen worden genomen? Het opwaarderen moet verbeterd worden. -
Argumentatiestructuur
In een argumentatiestructuur worden achtereenvolgend de volgende vragen beantwoord:
- Wat is het onderwerp?
- Wat is mijn mening?
- Wat zijn de argumenten voor?
- Wat zijn de argumenten tegen?
- Wat is de conclusie?
Ingevuld kan zo'n evaluatiestructuur er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Vraag Antwoord Wat is het onderwerp? Anoniem solliciteren. Wat is mijn mening? Sollicitatiebrieven moeten voortaan zonder naam, leeftijd en geslacht gestuurd worden om discriminatie tegen te gaan. Wat zijn de argumenten vóór? Iedereen krijgt op deze manier een gelijke kans. Wat zijn de argumenten tegen? Bij het gesprek kunnen de sollicitanten alsnog afvallen op basis van geslacht, leeftijd
of afkomst.Wat is de conclusie? Het is beter om sollicitatiebrieven zonder naam, leeftijd en geslacht te sturen. Bij het gesprek kunnen sollicitanten toch nog afgewezen worden, maar op deze manier krijgt iedereen toch een gelijke kans op een sollicitatiegesprek.