Denk goed na over wat je wilt overbrengen voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat. Het kan in deze eerste voorbereidende fase helpen om met familie, vrienden en wellicht zelfs huidige collega's te praten over wat jou als persoon en professional kenmerkt.

In je motivatiebrief laat je immers vooral iets van je persoonlijkheid zien. Let op dat je van je motivatiebrief geen opsomming van je leven maakt; je kunt natuurlijk wel verwijzen naar je cv. Geef ook aan wat je motivatie is om op een vacature te solliciteren en licht met concrete voorbeelden toe waarom jij de geschikte kandidaat bent.

De voorbereiding bestaat uit vijf stappen.

1. Bepaal hoe je solliciteert

Meestal solliciteer je door je motivatiebrief en een cv te mailen naar de potentiële werkgever, eventueel met een videosollicitatie. Er zijn echter meer manieren waarop je kunt solliciteren.

Zoek ook altijd uit hoe je sollicitatie ontvangen moet worden. Weliswaar bevat elke sollicitatie min of meer dezelfde componenten (je motivatie en je cv), maar de manier waarop je je voorbereidt en waarop je iets moet insturen, kunnen wel van invloed zijn op het verdere proces.

2. Analyseer de vacature

Als je reageert op een vacature, dan staat daarin omschreven aan welke eisen je moet voldoen om voor de functie in aanmerking te komen. Vooral de eerste eisen zijn belangrijk voor de werkgever; de laatste zijn meestal meer wensen dan eisen.

Bijna nooit zullen al deze omschrijvingen precies op jou van toepassing zijn, maar een grondige analyse van de functie-eisen geeft je veel input voor het schrijven van je motivatiebrief. Laat je in elk geval niet weerhouden als je niet aan alle gestelde eisen voldoet, maar bepaal vooral of je jezelf in de functie voor je ziet. Jij weet wat je kunt en dat moet je zien over te brengen.

Als je de vacature goed gelezen hebt, weet je welke eisen de werkgever belangrijk vindt voor de functie. Vind je dat je voldoende aan deze eisen voldoet, dan kun je bedenken hoe je het beste kunt aantonen dat jij een geschikte kandidaat bent voor die functie.

3. Brainstorm over je motivatie

Beginnen met schrijven blijft vaak moeilijk. Bedenk daarom vooraf wat je precies in je motivatiebrief wilt zetten. Waarom ben jij de geschikte kandidaat? Wat is je motivatie om op deze functie te solliciteren?

Je kunt brainstormen door middel van een mindmap. Schrijf op een A4'tje op verschillende plekken de eisen die vermeld staan in de vacature, bijvoorbeeld: opleiding, werkervaring, eigenschappen, motivatie. Bedenk bij al deze punten wat op jou van toepassing is. Zo krijg je een goed overzicht van wat belangrijk is voor deze functie en welke informatie je zeker in je brief moet vermelden.

Bedenk vervolgens waarom je juist deze functie wilt uitoefenen; je motivatie is erg belangrijk. Wat trekt je zo aan? Waarom ben je geïnteresseerd in het bedrijf? Wat zijn je sterke eigenschappen die jou geschikt maken voor de functie? Waardoor ben je mogelijk minder geschikt en hoe zou je die factoren kunnen verbeteren of compenseren? Zijn ze wel essentieel?

4. Bekijk de website

Verzamel vervolgens zoveel mogelijk informatie over de organisatie, nog voordat je de brief gaat schrijven. Die informatie kun je eenvoudig vinden door de website te bestuderen.

Je kunt hier op ideeën komen voor je motivatiebrief. Wat spreekt je aan in deze organisatie? Waarom wil je juist hier solliciteren? Waarom pas jij in de organisatie?

Kijk ook alvast naar de manier waarop de teksten geschreven zijn. Is dat informeel en los, of juist formeler en zakelijker? Spreekt je dat aan? Zo ja, pas jouw schrijfstijl daarop aan.

5. Bel naar het bedrijf

Soms levert je vooronderzoek te weinig informatie op om een goede brief te schrijven. Dan kun je de contactpersoon uit de vacature bellen (of mailen, als dat de enige optie is).

Zorg dat je je vragen goed voorbereidt zodat je een betere brief kunt schrijven. Let er ook op dat je een goede, serieuze indruk achterlaat.

Let erop dat je geen vragen stelt waarvan je de antwoorden zelf zou kunnen vinden op de website van het bedrijf of door de vacature goed te lezen.

Sluit het (telefoon)gesprek af door je gesprekspartner te bedanken en geef aan dat diegene jouw motivatiebrief met cv binnenkort kan verwachten. In je brief kun je uiteraard verwijzen naar het telefoongesprek, bijvoorbeeld door aan te geven hoe prettig en informatief dit was en dat je nu zeker weet dat deze functie wat voor jou is.

Vaak heeft de ontvanger van jouw brief al vele andere brieven gelezen en dan kan het prettig zijn wanneer jouw brief helder en compact is en je meteen tot de kern komt.

Dat kun je doen door – net als bij het schrijven van andere teksten – een eerste en een tweede (en wellicht zelfs derde en vierde) versie te schrijven van je brief. In de eerste versie schrijf je alles op waarvan je denkt dat je het wilt vermelden, waarna je in de volgende versie checkt of dat werkelijk allemaal relevant is en of alles wel mooi op een pagina past. Schrijven is schrappen, ook voor een motivatiebrief.

Aanhef

Start je motivatiebrief met een aanhef. Als je de naam van de contactpersoon weet dan kun je je brief gericht aan deze persoon schrijven.

Afhankelijk van hoe (in)formeel het bedrijf is waarbij je solliciteert, begin je je brief met ‘Beste [voor- en achternaam]’ of ‘Geachte heer/mevrouw [achternaam]’. Weet je niet aan wie je je brief richt, dan kun je het beste kiezen voor ‘Geachte heer, mevrouw’.

Opening

Leg uit waar je de vacature gevonden hebt of waar je over de vacature gehoord hebt (website, mediakanalen, op campus, kennissen) en dat je wilt solliciteren op functie X.

Motivatie

In de volgende alinea kun je aangeven waarom je op een bepaalde functie solliciteert. Beschrijf wie jij bent als professional, maar vooral ook waarom jij de beste match bent voor de functie en waarom je graag bij een specifiek bedrijf wilt werken.

Werkgevers trekken liever kandidaten aan die intrinsiek gemotiveerd zijn voor een functie bij hun organisatie. Vermijd het daarom om als motivatie te geven dat je je vorige baan niet meer interessant vindt, maar schrijf dat je graag je ervaring uitbreidt. Je schrijft hetzelfde, maar verwoordt het positief.

Waarom jij

Verkoop jezelf in de volgende alinea. Waarom ben jij geschikt voor deze functie? Geef aan waarom jouw persoonlijkheid bij de functie en bij het bedrijf past. Geef hierbij concrete voorbeelden en geef aan waarom je opleiding en eerdere werkervaring goed aansluiten bij deze functie.

Als je weinig werkervaring of geen passende opleiding hebt, dan kun je met concrete voorbeelden aangeven waarom jij toch geschikt bent. Geef ook aan dat je bereid bent om verder te leren.

Heb je een functiebeperking? Dan kun je ervoor kiezen om dat in deze alinea te beschrijven, bijvoorbeeld om aan te geven hoe jij omgaat met moeilijke situaties en om eventuele ongemakkelijke situaties bij het gesprek te voorkomen. Een oud-student van de HvA deed dat als volgt:

Let wel: vermeld je functiebeperking alleen als het een meerwaarde heeft en jij je er goed bij voelt. Je kunt er ook voor kiezen om dit bijvoorbeeld tijdens het gesprek te benoemen. Je bent op geen enkel moment verplicht om een functiebeperking te vermelden, maar mensen kunnen er pas rekening mee houden als ze ervan weten.

Slot

In de laatste alinea geef je aan dat je graag verder in contact wilt komen. Probeer zelfverzekerd over te komen en geef aan dat je bereid bent om je cv en motivatie verder toe te lichten in een gesprek.

Als slotgroet is "Met vriendelijke groet(en)" de meest gebruikelijke manier om je brief af te sluiten. Deze groet kun je zowel in formele als informele situaties gebruiken.

Bijlagen

Bij een motivatiebrief stuur je bijna altijd wel een aparte bijlage mee, vaak je cv. Eventueel stuur je ook een portfolio mee, of een URL met een verwijzing naar een ander platform.

Benoem in je brief dat je deze informatie hebt meegestuurd zodat de lezer weet dat die nog meer informatie kan verwachten.

Stijltips

Formeel of niet?

Lees de vacature wederom goed door en bestudeer de website van de organisatie. Hoe is de schrijfstijl op de site? Is de toon zakelijk en formeel? Schrijf je brief dan ook zo. Is die vlot? Probeer je brief dan in die stijl te schrijven. Let erop dat je niet te informeel wordt.

Ofwel: schrijf consequent en voorkom stijlbreuk.

Houd de vaart erin

Vermijd lange, complexe constructies en veel bijzinnen. Kortere zinnen met pakkende voorbeelden maken je tekst prettiger leesbaar.

Schrijf verder in de ik-vorm en spreek de lezer eventueel aan (met 'u' of 'je', afhankelijk van hoe formeel je toon is). Probeer dus ook de lijdende vorm (met 'worden') zo veel mogelijk te vermijden. Je maakt je tekst persoonlijker door je zinnen actief te maken. Vergelijk: "Dit wordt door mij als zeer positief ervaren" met het vlottere "Ik ervaar dit als zeer positief".

Ofwel: houd de vaart erin.

Schrijf concreet

Vermijd clichés zoveel mogelijk. Probeer op een pakkende manier te formuleren en blijf persoonlijk. Schrijf dus niet: "Ik ben een teamspeler", maar beschrijf waarom je dat bent: "Ik werk graag samen met anderen. Zo kunnen we allemaal onze expertise inzetten en een beter product ontwikkelen."

Ofwel: wees duidelijk.

Openen en afsluiten

De eerste zin van je motivatiebrief is de belangrijkste. Denk daar dus goed over na. Een motivatiebrief moet een goede indruk geven van je persoonlijkheid, maar de toon moet ook passend zijn bij het bedrijf en de functie. Probeer dus neutrale, maar overtuigende zinnen te formuleren.

Een goede openingszin

In de eerste alinea geef je aan waar je de vacature bent tegengekomen. In veel brieven wordt dit in de eerste zin vermeld. Dit levert vaak saaie openingszinnen op. Sommigen kiezen daarom voor iets anders: ze beginnen hun brief met een vraag of een andere creatieve openingszin.

Het is moeilijk te bepalen welke manier de beste is. Sommige werkgevers zijn gecharmeerd van opvallende brieven, andere absoluut niet. Probeer in te schatten wat in jouw geval passend is en zorg ervoor dat je brief een goede weerspiegeling van je persoonlijkheid is.

De volgende voorbeelden kunnen je op weg helpen. Pas ze vooral aan jouw situatie, schrijfstijl en persoonlijke smaak aan. Zo maak je er jouw eigen zinnen van. Soms wordt bijvoorbeeld beweerd dat je niet met 'Ik' of 'Mij(n)' mag beginnen, maar dat is een kwestie van persoonlijke voorkeur.

Een goede uitsmijter

In de laatste alinea geef je aan dat je graag verder contact wilt. Probeer zelfverzekerd over te komen en geef aan dat je bereid bent om je motivatie verder toe te lichten in een gesprek.

De volgende zinnen helpen je hierin op weg, maar ook hier geldt: herschrijf ze vooral zodat ze bij jou als persoon én bij de organisatie passen. Sommigen durven hierin creatiever of 'brutaler' dan anderen te zijn. In de volgende voorbeelden zijn de eerste zinnen wat neutraler, terwijl de laatste paar vooral geschikt zijn als je wilt opvallen in een wat informelere organisatie.

Vormgeving

Een goede lay-out is overzichtelijk, met een prettig leesbaar lettertype en witregels tussen de alinea’s. De vormgeving van Je motivatiebrief moet goed passen bij de vormgeving van je cv. Wees ook hierin consequent. Heb je in je cv gekozen voor een strak en simpel ontwerp, zorg daar dan ook voor in je motivatiebrief.

Noodzakelijke gegevens?

Vroeger moest je de gegevens van jezelf en de geadresseerde, en de plaats en datum opnemen in de brief. Dat is tegenwoordig niet meer nodig; je verstuurt immers niets meer per post én je contactgegevens staan al in je cv. De betreft-regel laat je in een e-mail ook weg; je vult deze informatie dan in de onderwerpregel van je mail.

Eindredactie

Voordat je jouw cv en motivatiebrief opstuurt, doe je nog een aantal controles. Daarmee weet je zeker dat je opstuurt wat je wilt opsturen: een overtuigende en goed verzorgde motivatiebrief. Deze aandachtspunten kun je ook gebruiken voor je cv.

• Presenteer jezelf op representatieve wijze en bedenk goed wat je wil uitstralen. Heeft het bedrijf waarbij je solliciteert bijvoorbeeld een bepaalde dresscode? Kleed je daar dan naar.
• Kies voor een passende omgeving om je video op te nemen, met zo min mogelijk afleiding. Je wilt op je achtergrond geen troep hebben staan, maar je kunt wel eventueel objecten op subtiele wijze in beeld brengen als ze passen bij de functie waarop je solliciteert. Solliciteer je naar de functie van gymleraar, dan mag er dus best een bal in de hoek liggen.
• Bij een video is het eveneens belangrijk dat deze van goede kwaliteit is. Houd dus rekening met voldoende licht (het liefst natuurlijk), zorg voor helder geluid en vermijd druk (bewegend) beeld op de achtergrond.
• Laat anderen je video beoordelen voordat je hem opstuurt. Kies personen uit die feedback durven te geven zodat je zeker weet dat je een goede video opstuurt.

• Maak je video niet te lang! Bij een video die langer dan anderhalve minuut duurt, kan de ontvanger al afhaken. Kom dus meteen tot de kern en houd je video kort en bondig.
• Bedenk vooraf goed wat je wilt zeggen, maar ga geen script voorlezen. Dit komt onnatuurlijk over terwijl de kracht van een video juist zit in het tonen van jouw persoonlijkheid.